DATENSCHUTZINFORMATION
GESCHÄFTSPARTNER
1. Allgemeine Informationen und Geltungsbereich
Mit dieser Datenschutzinformation informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen verarbeiten.
Diese Information richtet sich insbesondere an unsere Kunden, Interessenten, Lieferanten, Dienstleister, Nachunternehmer und sonstigen Geschäftspartner sowie deren Mitarbeiter, Vertreter und Ansprechpartner.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer anwendbarer gesetzlicher Vorschriften.
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Internetseite gelten ergänzend unsere Datenschutzhinweise für Websitebesucher.
2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
OPTIRENT Mobilraum-Mietservice GmbH
Zum Mietpark 1
51702 Bergneustadt
Telefon: +49 2261 911 960
E-Mail: info@optirent.de
Website: https://www.optirent-mietservice.de
3. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir abhängig von Art und Umfang der Zusammenarbeit insbesondere folgende personenbezogene Daten:
- Stamm- und Kontaktdaten: Namen, geschäftliche Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Unternehmen, Abteilungen, Funktionen und Positionen.
- Vertrags- und Projektdaten: Angaben zu Anfragen, Angeboten, Bestellungen, Mietverträgen, Kaufverträgen, Auftragsbestätigungen, Lieferungen, Aufstellungsorten, Projektabläufen und vereinbarten Leistungen.
- Kommunikationsdaten: Geschäftliche Korrespondenz, E-Mails, Briefe, Gesprächsnotizen sowie Informationen aus der laufenden Zusammenarbeit.
- Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Rechnungsinformationen, Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen, Zahlungseingänge, offene Forderungen sowie gegebenenfalls Mahn- oder Inkassovorgänge.
- Leistungs- und Abwicklungsdaten: Informationen zu Transporten, Montagen, Übergaben, Rückgaben, Abnahmen, Wartungen, Reklamationen, Schäden und sonstigen vertraglichen Vorgängen.
- Sonstige geschäftsbezogene Informationen: Angaben, die für die Prüfung, Durchführung, Dokumentation oder Abwicklung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.
4. Herkunft der personenbezogenen Daten
Wir erhalten personenbezogene Daten überwiegend unmittelbar von Ihnen, beispielsweise im Rahmen von Anfragen, Vertragsverhandlungen, Bestellungen, der laufenden Zusammenarbeit oder der geschäftlichen Kommunikation.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten von Ihrem Arbeitgeber, Ihrem Auftraggeber, anderen am jeweiligen Projekt beteiligten Unternehmen oder sonstigen berechtigten Ansprechpartnern erhalten.
Soweit für die Geschäftsanbahnung oder Vertragsabwicklung erforderlich und rechtlich zulässig, können wir auch Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere Unternehmenswebsites, öffentlichen Registern und geschäftlichen Verzeichnissen, verarbeiten.
Werden personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben, erfüllen wir die hierfür geltenden Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO, soweit keine gesetzliche Ausnahme besteht.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für die nachfolgend beschriebenen geschäftlichen Zwecke erforderlich ist.
5.1 Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bearbeitung von Anfragen, Erstellung und Prüfung von Angeboten, Durchführung von Vertragsverhandlungen sowie zum Abschluss, zur Durchführung und zur Abwicklung von Miet-, Kauf-, Liefer- und Dienstleistungsverträgen.
Dies umfasst insbesondere die Organisation von Containerlieferungen, Transporten, Montagen, Rücktransporten, technischen Leistungen und sonstigen vereinbarten Dienstleistungen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person erforderlich ist.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern, Vertretern oder Ansprechpartnern unserer Geschäftspartner erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung, Durchführung und ordnungsgemäßen Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen.
5.2 Geschäftliche Kommunikation und Kundenbetreuung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern, zur Bearbeitung von Rückfragen und Anliegen, zur Abstimmung von Leistungen sowie zur Pflege laufender Geschäftsbeziehungen.
Hierzu gehört auch die Dokumentation wesentlicher geschäftlicher Vorgänge und Vereinbarungen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO, soweit deren jeweilige Voraussetzungen vorliegen.
Unser berechtigtes Interesse besteht in einer ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren geschäftlichen Kommunikation sowie in der effizienten Betreuung unserer Geschäftspartner.
5.3 Rechnungsstellung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen, Durchführung des Zahlungsverkehrs sowie zur Erfüllung unserer handels- und steuerrechtlichen Pflichten.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und gegebenenfalls lit. f DSGVO.
Die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen umfasst insbesondere die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und des Umsatzsteuerrechts.
5.4 Forderungsmanagement, Schadensabwicklung und Rechtsdurchsetzung
Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Bearbeitung offener Forderungen, zur Durchführung von Mahnverfahren, zur Abwicklung von Schadens- und Versicherungsfällen sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.
Dies kann insbesondere die Dokumentation von Vertragsverletzungen, Beschädigungen an Mietgegenständen, Transport- und Montageschäden sowie sonstigen streitigen Geschäftsvorgängen umfassen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unseres Unternehmens, unseres Eigentums und unserer vertraglichen sowie gesetzlichen Ansprüche.
Soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
5.5 Betrugsprävention und Sicherheit
Wir können personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Erkennung, Untersuchung und Verhinderung von Betrugsversuchen, Identitätsmissbrauch, unberechtigten Vertragsabschlüssen oder sonstigen rechtswidrigen Handlungen erforderlich ist.
Darüber hinaus können personenbezogene Daten zum Schutz unserer IT-Systeme und geschäftlichen Informationen verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Verhinderung von Schäden, der Sicherung unserer Geschäftsabläufe und dem Schutz vor rechtswidrigen Handlungen.
5.6 Geschäftspartnerpflege und Direktwerbung
Wir können geschäftliche Kontaktdaten zur Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen und zur Information über unsere eigenen Produkte und Dienstleistungen verwenden, soweit dies datenschutzrechtlich und wettbewerbsrechtlich zulässig ist.
Rechtsgrundlage ist, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder eine erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Werbliche Kontaktaufnahmen per E-Mail, Telefon oder über andere Kommunikationswege erfolgen ausschließlich im Rahmen der hierfür geltenden gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere des § 7 UWG.
Der Verwendung personenbezogener Daten für Zwecke der Direktwerbung kann jederzeit widersprochen werden.
5.7 Einwilligungsbasierte Datenverarbeitungen
Soweit wir für bestimmte Verarbeitungsvorgänge eine Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
6. Empfänger personenbezogener Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Soweit dies für die Geschäftsanbahnung, Vertragsdurchführung, Abrechnung oder Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, können personenbezogene Daten insbesondere an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:
- Transport- und Speditionsunternehmen sowie Kran- und Montageunternehmen
- Sonstige Nachunternehmer und Dienstleister, die an der Durchführung vertraglich vereinbarter Leistungen beteiligt sind
- IT- und Kommunikationsdienstleister, soweit diese tatsächlich für die jeweiligen Geschäftsprozesse eingesetzt werden
- Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und sonstige beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater
- Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister
- Versicherungsunternehmen, soweit dies zur Bearbeitung von Versicherungs- oder Schadensfällen erforderlich ist
- Rechtsanwälte, Inkassodienstleister und Gerichte, soweit dies zur Wahrung oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist
- Behörden und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder eine sonstige geeignete Rechtsgrundlage zur Übermittlung besteht
Die Weitergabe erfolgt jeweils nur, soweit hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und die Übermittlung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage der gesetzlichen Anforderungen des Art. 28 DSGVO.
Andere Empfänger verarbeiten die ihnen rechtmäßig übermittelten personenbezogenen Daten gegebenenfalls in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.
Datenübermittlung an verbundene Unternehmen
Im Rahmen unserer geschäftlichen Zusammenarbeit können personenbezogene Daten an Unternehmen übermittelt werden, die mit uns durch gemeinsame Gesellschafter verbunden sind, soweit dies für die Bearbeitung von Bestellungen, die Fertigung und Lieferung von Containeranlagen oder die Abwicklung gemeinsamer Projekte erforderlich ist.
Hierbei handelt es sich insbesondere um projektbezogene Kontakt- und Auftragsdaten, Kommissionsbezeichnungen sowie erforderliche Liefer- und Aufstellinformationen.
Rechtsgrundlage ist, soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Abwicklung unserer Bestellungen und vertraglichen Verpflichtungen.
Ein allgemeiner oder uneingeschränkter Austausch personenbezogener Kunden- und Geschäftspartnerdaten zwischen den Unternehmen findet nicht statt.
7. IT-Systeme und Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation und die damit verbundenen Daten werden auf unserem eigenen lokalen Server gespeichert. Für diese Speicherung nutzen wir keine externen Cloud-Dienste.
Im Rahmen der hier beschriebenen internen Geschäftsprozesse ist nach unserem derzeitigen Betriebsmodell keine regelmäßige Übermittlung personenbezogener Geschäftspartnerdaten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums vorgesehen.
Soweit im Einzelfall eine Datenübermittlung in ein Drittland erforderlich werden sollte, erfolgt diese nur unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Betroffene Personen werden darüber im gesetzlich erforderlichen Umfang informiert.
Für die Nutzung externer Dienste auf unserer Internetseite gelten die gesonderten Datenschutzhinweise für Websitebesucher.
8. Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich im Rahmen der jeweiligen Geschäftsbeziehung.
Bestimmte Angaben, insbesondere erforderliche Kontakt-, Vertrags- und Abrechnungsdaten, werden für die Anbahnung und Durchführung unserer Verträge benötigt.
Teilweise sind wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet, bestimmte Informationen zu verarbeiten und aufzubewahren.
Werden die hierfür erforderlichen Angaben nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass wir Anfragen nicht vollständig bearbeiten, Angebote nicht erstellen oder vertragliche Leistungen nicht ordnungsgemäß durchführen können.
Eine darüber hinausgehende Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig.
9. Aufbewahrungsfristen und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise andere rechtlich zulässige Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
9.1 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Für handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen gelten insbesondere folgende Aufbewahrungsfristen:
Sechs Jahre: Insbesondere empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe, soweit diese gesetzlich aufbewahrungspflichtig sind. Hierzu können beispielsweise geschäftliche Angebote, Auftragsbestätigungen und vertragsbezogene Korrespondenz gehören.
Acht Jahre: Insbesondere Buchungsbelege, Rechnungen, Quittungen und sonstige entsprechend aufbewahrungspflichtige Abrechnungsunterlagen.
Zehn Jahre: Insbesondere Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und sonstige Unterlagen, für die gesetzlich eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist.
Die jeweilige Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das gesetzlich maßgebliche Ereignis eingetreten ist.
Soweit einzelne Unterlagen mehreren Aufbewahrungspflichten unterliegen, ist die jeweils maßgebliche längere Frist zu beachten. Gesetzliche Sonderregelungen und gegebenenfalls längere Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
9.2 Vertrags- und Projektunterlagen
Personenbezogene Daten aus bestehenden Geschäftsbeziehungen werden für die Dauer der Vertragsdurchführung und anschließend im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
Soweit zur Dokumentation und Abwicklung von Mietverhältnissen, Kaufverträgen, Gewährleistungsansprüchen, Reklamationen oder sonstigen vertraglichen Verpflichtungen erforderlich, können Unterlagen auch darüber hinaus aufbewahrt werden, sofern hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.
9.3 Angebote und geschäftliche Anfragen
Geschäftliche Angebote und die zugehörige Korrespondenz werden nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, soweit sie als Handels- oder Geschäftsbriefe oder aus anderen gesetzlichen Gründen aufbewahrungspflichtig sind.
Kommt ein Vertrag nicht zustande, können personenbezogene Daten darüber hinaus gespeichert werden, soweit dies zur fortbestehenden Geschäftsanbahnung, zur nachvollziehbaren Dokumentation geschäftlicher Vorgänge oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Entfällt der jeweilige Zweck und besteht keine andere Rechtsgrundlage für die Speicherung, werden die Daten gelöscht.
9.4 Rechtsstreitigkeiten und offene Ansprüche
Soweit personenbezogene Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, können diese bis zum Abschluss der betreffenden Angelegenheit beziehungsweise bis zum Ablauf der maßgeblichen gesetzlichen Verjährungsfristen aufbewahrt werden.
Die regelmäßige gesetzliche Verjährungsfrist beträgt gemäß §§ 195, 199 BGB grundsätzlich drei Jahre ab dem gesetzlich bestimmten Fristbeginn. In bestimmten Fällen können längere Verjährungsfristen gelten.
9.5 Sonstige personenbezogene Daten
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, richtet sich die Speicherdauer nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck und der hierfür maßgeblichen Rechtsgrundlage.
Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine weiteren rechtlich zulässigen Gründe für ihre Aufbewahrung bestehen.
10. Rechte betroffener Personen
Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:
- Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
- Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
- Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO
- Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO
- Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Die Ausübung dieser Rechte richtet sich nach den jeweils geltenden gesetzlichen Voraussetzungen. Insbesondere können gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer sofortigen Löschung bestimmter Daten entgegenstehen.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
11. Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.
Nach einem solchen Widerspruch werden wir die betreffenden personenbezogenen Daten nicht weiterverarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerspruch gegen Direktwerbung
Werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Nach einem entsprechenden Widerspruch werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Direktwerbungszwecke verarbeitet.
Der Widerspruch kann jederzeit an info@optirent.de gerichtet werden.
12. Automatisierte Entscheidungsfindung
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Insbesondere werden Entscheidungen über die Annahme oder Ablehnung von Verträgen sowie über die Vereinbarung von Vorkasse oder anderen Zahlungsbedingungen durch unsere Mitarbeiter getroffen und nicht ausschließlich durch automatisierte Systeme.
13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
14. Aktualisierung dieser Datenschutzinformation
Wir überprüfen diese Datenschutzinformation regelmäßig und passen sie an, wenn sich unsere Datenverarbeitungsprozesse oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.
Es gilt die jeweils aktuelle, von uns bereitgestellte Fassung.